Progettare un gestionale partendo dal lavoro reale

Come nasce un gestionale su misura che funziona

Immagina una stanza piena di Post-it attaccati su una lunga striscia di carta. C’è il commerciale che scrive “Telefonata con cliente”, l’amministrativa che aggiunge “Attesa fattura fornitore”, il responsabile di produzione che mette “Controllo disponibilità materiali”. All’inizio sembra solo un elenco disordinato. Poi quella complessità diventa la rappresentazione più fedele dei processi reali dell’azienda.

È da qui che parte ogni progetto di sviluppo software personalizzato: dalla mappatura del lavoro quotidiano, non dagli strumenti tecnici, non dal gestionale da installare, ma dalla comprensione precisa di come fluiscono le attività, dove si inceppano e quali informazioni si perdono lungo il percorso.

Perché un gestionale su misura non è un prodotto da calare dall’alto

Molte aziende hanno visto software imposti dall’esterno, mai davvero adottati, aggirati con file Excel o procedure parallele. Questo accade quando il gestionale viene progettato senza considerare i processi esistenti, oppure con una lista di richieste tecniche che non riflette il lavoro reale.

Un sistema personalizzato efficace chiarisce, semplifica, elimina attriti e rende più affidabili le operazioni quotidiane.

Per farlo serve prima un’analisi accurata dei processi aziendali, una forma di business process mapping che mette in evidenza le dinamiche autentiche dell’organizzazione.

Il workshop che costruisce la mappa dei processi

Il lavoro inizia con un workshop strutturato che coinvolge tutte le figure chiave: commerciali, amministrazione, project manager, tecnici, produzione, assistenza. L'obiettivo è costruire una mappa condivisa del workflow aziendale, dall'ingresso di un'opportunità fino alla chiusura delle attività operative e amministrative.

Questo approccio nasce da EventStorming, una metodologia di modellazione collaborativa sviluppata da Alberto Brandolini che abbiamo conosciuto anni fa e che da allora abbiamo progressivamente integrato e adattato al nostro modo di lavorare con le aziende. Utilizziamo i suoi principi fondamentali, coinvolgimento diretto, visualizzazione degli eventi reali, emersione dei colli di bottiglia, ma li caliamo nella realtà specifica dei nostri clienti che affrontano la sfida di digitalizzare i propri processi operativi.

Il metodo è visuale e basato sugli eventi reali. Consegnamo Post-it a ogni partecipante e chiediamo di indicare tutto ciò che accade nel proprio ruolo: azioni, decisioni, documenti, comunicazioni, strumenti utilizzati. Gli eventi vengono poi posizionati su una timeline che attraversa fisicamente la stanza.

Nella fase successiva inizia il lavoro condiviso. I partecipanti si confrontano, spostano i Post-it, collegano attività, chiariscono responsabilità. È qui che emergono allineamenti mancati, problemi ricorrenti e interpretazioni differenti dello stesso processo.

Perché questo metodo è fondamentale per progettare software

Il valore della mappa non è il documento in sé, ma il fatto che nasce dal team del cliente. Non rappresenta la visione di un singolo, ma una sintesi ragionata di prospettive diverse. Questo riduce drasticamente il rischio di sviluppare funzionalità inutili, fraintese o non adottate.

Identificare colli di bottiglia e priorità

Quando la mappa dei processi è chiara, si analizzano i punti critici lungo l’intero flusso aziendale: dagli uffici alla produzione. In questa fase emergono differenze fra ruoli, intoppi ricorrenti e attività che sottraggono tempo senza generare valore. Il quadro è ampio perché include sia i flussi amministrativi sia quelli operativi.

Le criticità più comuni riguardano aspetti come:

• priorità poco definite e pianificazione basata su percezioni più che su dati reali
• comunicazioni lente o frammentate tra reparti, clienti e fornitori
• scarsa visibilità su tempi, costi, avanzamento e carichi di lavoro
• attività manuali ripetitive, sia in ufficio sia in produzione, con rischio di errore
• passaggi operativi tra reparti che si inceppano o non vengono tracciati
• disponibilità materiali incerta o informazioni tecniche distribuite su strumenti diversi
• attrezzaggi, controlli qualità o registrazioni di lavorazione non uniformi.

L’obiettivo non è trovare colpevoli, ma capire dove un gestionale su misura può portare chiarezza, continuità operativa e automazione.

La fase si conclude con una votazione condivisa che definisce quali problemi hanno il maggiore impatto e quali verranno affrontati per primi. Questo passaggio crea allineamento e permette di progettare il software su basi solide e condivise.

Dalla mappa al gestionale che mancava

Alla fine dell’analisi l’azienda ha una visione condivisa dei propri processi, delle criticità e delle priorità. Non si tratta di un semplice documento tecnico, ma di una comprensione strutturata del lavoro reale. Questa base permette di indirizzare il budget in modo efficace e di sviluppare un sistema che supporta davvero le persone.

Quando questo percorso è fatto bene, il nuovo gestionale non è “quello che ci hanno dato”, ma lo strumento che mancava, costruito a partire dall’esperienza concreta di chi ogni giorno manda avanti l’azienda.